Digital Mail FAQ
以下是关于威尼斯人娱乐城电子邮件的常见问题:
What is digital mail?
简而言之:我们在邮局取你的邮件，然后把它带到我们的皮斯卡塔韦工厂，在那里它被安全打开并扫描. 系统通过NJIT电子邮件系统将信封及其内容(作为附件的pdf文件)以数字方式发送给您. 然后，我们会在30天内销毁物理邮件(除非您回复我们您想要物理交付给您)。.
Who is digital mail for?
电子邮件是为通过威尼斯人娱乐城邮件收发室接收邮件的威尼斯人娱乐城员工和附属机构提供的.
住宿学生的邮件是数字化的吗?
No. 住校学生的邮件直接送到宿舍.
Is it legal to open my mail?
Yes. 联邦法律禁止阻碍邮件递送. However, according to the U.S. 在邮政服务中，邮件到达工作地点即被送达. Accordingly, 雇主打开发给雇员或部门的私人邮件并不违反联邦法律. NJIT mailroom management encourages faculty, staff, 学生和附属机构不得将个人邮件发送到威尼斯人娱乐城的收发室，因为这些邮件是打开和扫描的.
How are we insuring confidentiality?
千禧集团的所有员工都执行了保密协议，并接受了HIPAA和PII合规方面的培训. 提供服务的设施被认证为HITRUST(高信任)设施, 为资料保密实务及程序订定全球标准的机构是什么.
I receive mail that should NOT be opened. How will that be handled?
信封上注明:私人信件, PRIVATE, CONFIDENTIAL或DO_NOT_OPEN在流程开始时被删除，并像往常一样物理地交付给您. 这是为了容纳诸如成绩单、官方RFP、医疗文件等项目.
How long are digital images stored?
该系统将仅信封的缩略图安全地存储长达一年，以供报告使用. 内容映像每夜在系统中被删除，并且不能存储或检索.
We receive mail addressed to our department. How is this handled?
如果没有可识别的员工名称，软件将查找部门名称. 然后将电子邮件发送到部门指定的联系电子邮件地址. 那个人会根据需要转发邮件——就像他们转发实体邮件的方式一样.
如果系统无法识别邮件应该发送到哪里会发生什么?
If nothing is identifiable, 系统将标记邮件，操作员将调查谁应该接收邮件. 这与研究物理邮件路由的方式类似.
Where are the e-mails coming from?
The system uses an NJIT email address of: digitalmail@NJIT.edu to send the email. 电子邮件不会离开威尼斯人娱乐城的电子邮件环境，因此电子邮件拦截不是问题.
How does the system know who I am?
我们每晚安全加载一个由NJIT提供的文件，其中包括name, 所有NJIT员工和附属机构的部门和电子邮件地址.
What if I get someone else’s mail?
在这种罕见的情况下，请回复邮件“这不是我的邮件”，然后删除邮件. TMG Piscataway员工将调查并将邮件发送给正确的人/部门. 我们也会让那个人/部门知道这个错误的沟通.
How are magazines and catalogs handled?
寄给个人的杂志和目录将在流程的早期取出，并将像往常一样交付.
Will inter-office mail be digitized?
No. 办公室间的邮件将照常投递.
如果我想在收到电子邮件后才收到实体邮件怎么办?
当你收到邮件时，只需回复邮件“亲自把这封邮件交给我”。. 收到后，我们将在两个工作日内密封并送达. 请记住，在邮件被安全销毁之前，您只有30个日历天的时间来提出此请求.
What if I am getting a check?
包含支票的邮件将被数字化并通过电子邮件发送给您. In this case, however, 邮件(和支票)将自动密封并实际交付给您，而无需您通过回复电子邮件请求.
What eventually happens to the physical mail?
扫描后，邮件被重新组装并安全存储30个日历天. After 30 days, the mail is security destroyed.
What are my options?
-什么都不做-您的邮件将于周一(2/1/21)开始进行数字扫描.
-透过发送电子邮件至 robert.gjini@kusanagiatsuko.com. 你需要得到部门主管和部门副总裁的批准. If approved, 您的邮件将在这个过程的早期被提取出来，并将每天送到您的手中，而不会被数字化.
-通过发送电子邮件给威尼斯人娱乐城收发室主管，请求“仅限信封”扫描选项 tc58@kusanagiatsuko.com. 使用此选项，您的初始电子邮件将只包含信封的扫描件. 然后，您将有5个工作日回复电子邮件，要求您的邮件在不打开的情况下实际交付. 如果您没有在5天内回复，您的邮件将被打开，并像往常一样通过电子邮件发送.